Відповідно до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. самий правильний і доцільний спосіб оформлення працівників, які покинули територію бойових дій або сидять вдома – запровадження дистанційної роботи.
Якщо специфіка виконання роботи передбачає можливість її здійснення віддалено, за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, роботодавцю доцільно прийняти рішення про переведення працівника на дистанційну роботу.
Відповідно до частини першої статті 602 Кодексу законів про працю (КзпП) дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Згідно з пунктом 61 частини першої статті 24 КЗпП трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов’язковим при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу.
Водночас частиною першою статті 2 Закону № 2136-ІХ встановлено, що у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.
Згідно з частиною другою статті 3 Закону № 2136-ІХ у період дії воєнного стану норми частини третьої статті 32 Кодексу законів про працю України та інших законів України щодо повідомлення працівника про зміну істотних умов праці не застосовуються.
Отже, переведення працівника на дистанційну роботу не вимагає обов’язкового попередження за 2 місяці про зміну істотних умов праці.
Варто врахувати, що в умовах воєнних дій можливі відключення комунікацій, які дозволяють виконання дистанційної роботи – електропостачання та мережа Інтернет.
Неможливість виконання працівником дистанційної роботи у зв’язку з відсутністю відповідних комунікацій, не можуть розглядатися як порушення трудової дисципліни.
Якщо трудовий договір про дистанційну не укладався, а працівника було переведено на дистанційну роботу наказом роботодавця, слід з метою належної організації виконання дистанційної роботи, ознайомлення працівника з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, дорученнями, завданнями та іншими документами роботодавця заздалегідь домовитися про комунікацію та взаємодію між сторонами під час виконання дистанційної роботи:
– визначити засоби електронного зв’язку, наприклад електронна пошта, номер телефону, мобільний додаток тощо);
– умови звітності працівника про виконану роботу (якщо це необхідно);
– умови повідомлення працівником про виникнення ситуацій, що унеможливлюють належне виконання дистанційної роботи
– інші умови щодо комунікації та взаємодії сторін.
Загальна тривалість робочого часу не може перевищувати норм, передбачених статтями 50 і 51 КЗпП, а працівнику, який виконує дистанційну роботу, гарантується період вільного часу для відпочинку (період відключення), під час якого працівник може переривати будь-який інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з власником або уповноваженим ним органом, і це не вважається порушенням умов трудового договору або трудової дисципліни. Період вільного часу для відпочинку (період відключення) визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу.
За можливості може бути запроваджено також гнучкий режим робочого часу та надомну роботу (стаття 60, 60-1 КЗпП).
Як щодо тих працівників, які не можуть вийти на роботу і не мають можливості виконувати її дистанційно?
У разі можливості доцільно надати працівникам оплачувані відпустки (щорічні, соціальні), а також відпустки без збереження заробітної плати, що надаються в обов’язковому порядку та відпустки без збереження заробітної плати, що надаються за угодою сторін у порядку, визначеному законодавством, зокрема, Законом України “Про відпустки”.
Відповідно до частини третьої статті 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого частиною першою статті 26 Закону України «Про відпустки».